Surprise party organiseren in 10 stappen

Hoe doe je dat nou eigenlijk, een surprise party organiseren? Het klinkt misschien ingewikkeld en een hele grote klus, maar het valt echt mee. Met deze 10 stappen lukt het jou zeker om een mooie party te organiseren zónder dat de persoon waar je het feest voor organiseert jou door heeft. Heel veel succes!

Voordat je een surprise party gaat organiseren, is het natuurlijk belangrijk om te checken of de persoon voor wie je het feest gaat plannen wel zin heeft om in het middelpunt te staan. Niet iedereen kan een surprise party waarderen. Is het antwoord ja? Hup, plannen maar!

1. Datum prikken

Als eerste kies je een datum. Wordt het een surprise party voor een verjaardag? Dan is het leuk om de party te organiseren op de verjaardag zelf. Lukt dat niet? Kies dan bijvoorbeeld het weekend ervoor of erna. Wordt het geen verrassingsfeest voor een verjaardag, maar voor een andere gelegenheid, zoals babyshower of jubileum? Als je het feest niet organiseert voor je eigen partner, betrek dan een paar (1-3) vrienden of familieleden erbij. Dan kun je met hen samen een datum uitkiezen.

Tip: Kies een datum ongeveer 3-5 maanden vooruit, dan heb je genoeg tijd om te plannen en ben je ruim op tijd. Dus als je weet dat de persoon in januari jarig is, dan begin je ongeveer in oktober met plannen.

Al je spaargeld uitgeven aan een feestje is wel erg zonde

2. Budget bepalen

De volgende, en misschien wel belangrijkste stap, is het bepalen van een budget. Je kunt het zo gek maken als je wilt, maar al je spaargeld uitgeven aan een feestje is wel erg zonde. Stel dus een realistisch budget vast. Hoeveel geld kun je missen? Ook belangrijk: wil je het feest thuis of op een locatie organiseren? Als je het thuis organiseert, ben je natuurlijk minder geld kwijt dan op een locatie. Maar besef wel: als je een feest thuis geeft, dan zit je aan het einde altijd met de troep én je bent onbewust veel aan het zorgen voor iedereen. Je kunt beter íets meer uitgeven, zodat je zelf ook een onvergetelijke avond hebt.

Wil je het feest op een locatie vieren, maar wil je geen duizenden euro’s kwijt zijn? Dan zijn er een paar opties:

  • Zoek een locatie waar je geen huurkosten hebt, zoals O’caseys in Den Haag.
  • Nodig minder mensen uit (zie stap 3).
  • Doe niet de hele avond onbeperkt drankjes en hapjes. Spreek bijvoorbeeld af dat de eerste twee rondjes van jou zijn en dat daarna iedereen voor z’n eigen drinken betaalt.
  • Vraag van elke gast een bijdrage van 5-10 euro. Je kunt ook afspreken dat iedereen geld inlegt en dat het feest een gezamenlijk cadeau is.
  • Organiseer het feest met meerdere personen, zodat je de rekening kunt splitten.

Zoals je leest, is er veel mogelijk qua budget. Denk dus heel goed na wat je wilt investeren. Je zit al snel aan een budget van ongeveer 1.000-1.500 euro.

3. Gastenlijst maken

Je hebt een datum en een budget, dan is het nu tijd om een gastenlijst te maken. Wie ga je allemaal uitnodigen? Wil je familie, vrienden, collega’s en kennissen uitnodigen of houd je het liever bij goede vrienden en het gezin? Net als het budget kun je het bij een gastenlijst zo gek maken als je wilt. Denk wel goed na: past de gastenlijst bij je budget? Hoe meer mensen, hoe duurder het feest.

Past de gastenlijst bij je budget? Hoe meer mensen, hoe duurder de surprise party!

4. Save the date

Als je een gastenlijst hebt samengesteld, is het tijd om iedereen een save the date te sturen. Zo kunnen gasten de datum alvast noteren in de agenda en weet je wie wel en niet aanwezig kan zijn. Stuur een save the date via een leuk appje waarin je de reden van de surprise party uitlegt én vermeld ook duidelijk dat het om een VERRASSING gaat.

Heb je niet alle telefoonnummers? Vraag bijvoorbeeld een vriend of familielid om de nummers te verzamelen en door te geven. Maak dan een app-groep aan. Noem deze groep niet ‘Surprise party [naam]’, want dat is niet handig.

Tip: verstuur de save the date ruim van tevoren, ongeveer 2-3 maanden. Zo kan iedereen op tijd de datum blokken in de agenda en weet je ook wie er aanwezig kunnen zijn. In de save the date hoef je alleen nog maar de datum te zetten en de reden van het feestje. Je hoeft nog geen locatie en tijd te noemen als je die nog niet hebt.

5. Locatie kiezen

Op basis van je budget kun je nu een locatie kiezen. Als je niet zoveel te besteden hebt, vier je de party thuis of bij een vriend(in) of familielid. Heb je een iets groter budget? Dan ga je op zoek naar een passende locatie. Let op: veel locaties vragen huurkosten, dat kan flink oplopen tot wel een paar duizend euro. Vraag wat offertes op bij locaties die je in gedachten hebt. Er zijn ook locaties die geen huurkosten vragen. En bespreek ook de mogelijkheden voor hapjes en (onbeperkte) drankjes. Je zou een vast bedrag kunnen afspreken voor hapjes en drankjes. Niet elke locatie doet dit. Het is sowieso goed om een maximum bedrag af te spreken als je onbeperkte drank schenkt. Dat de bediening je een seintje geeft als het bedrag bereikt is, dan kun je zelf kiezen of je vanaf dat moment iedereen zelf laat betalen of dat je de extra kosten zelf betaalt.

Tip: Ga ongeveer 3-4 maanden van tevoren op zoek naar een locatie. Vraag wat offertes op. Voor je het weet is de locatie al volgeboekt op jouw gekozen datum.

Veel locaties vragen huurkosten, dat kan flink oplopen tot wel een paar duizend euro

6. Uitnodiging versturen

Woehoe, het is tijd voor het versturen van de uitnodigingen. Je kunt uitnodigingen (laten) maken en versturen met de post, maar dat kost geld. Je kunt ook een leuke afbeelding maken in bijvoorbeeld Canva of een vriend(in) of familielid vragen die handig is met ontwerpen/illustreren om een uitnodiging te maken. Deze afbeelding met een begeleidende tekst verstuur je dan in de app-groep. Handig toch?!

In de uitnodiging zet je de datum, tijd en locatie. En noteer ook nog een keer dat het een verrassing is. Zet jouw contactgegevens voor de zekerheid erop als mensen vragen hebben of zich willen afmelden.

Stuur in de week van het feest nog een reminder naar alle gasten!

Tip: verstuur de uitnodigingen uiterlijk 1 maand van tevoren. Je hebt de save the date al verstuurd, dus iedereen is wel al op de hoogte van het feest en de datum.

7. Hapjes & drankjes

Als je de surprise party thuis viert, is het slim om alvast na te denken over hapjes en drankjes. Wil je alle hapjes zelf maken of huur je een cateraar in? Als je alles zelf gaat maken (yeah, leuk!), kijk dan eens naar dit artikel. Hierin staan 10 feestelijke, makkelijke hapjes. Of zoek op Pinterest of foodblogs voor hapjes. Denk ook goed na over de drank. Wil je alleen bier, wijn en frisdrank? Of ga je voor een welkomst shotje, mix drankjes of speciaal bier? Ook hier geldt: je kunt het zo gek maken als je wilt. Kijk ook vooral naar je budget!

Als je de surprise party op een locatie viert, bespreek dan ruim van tevoren jouw wensen voor hapjes en drankjes. Vaak is er een borrelkaart beschikbaar waar je van kunt kiezen. Spreek bijvoorbeeld een maximum budget af voor de hapjes en laat de locatie daarvoor zelf alles kiezen. En spreek ook af of je alleen bier, wijn en frisdrank wilt schenken of dat er ook een aantal speciaal biertjes of mix drankjes besteld mogen worden.

Tip: als je zelf hapjes en drankjes regelt, doe dan ruim 2 weken van tevoren boodschappen. Zo voorkom je dat er dingen zijn uitverkocht! Haal de dag van tevoren of de dag zelf verse producten als je die nodig hebt.

Denk ook goed na over de drank. Ga je alleen voor bier, wijn en frisdrank?

8. Decoratie & muziek

Een feest zonder muziek en decoratie is natuurlijk geen feest. Besteed hier dan ook genoeg tijd en aandacht aan. Maak bijvoorbeeld een eigen Spotify-lijst met de favoriete muziek van de persoon voor wie je de party organiseert. Qua decoratie kun je inspiratie opdoen op Pinterest. Een fotoslideshow werkt altijd goed. Of maak leuke grote fotocollages en haal (grote) heliumballonnen.

Wil je ook nog een activiteit organiseren tijdens het feest? Een pubquiz over de persoon voor wie je de surprise party organiseert, is een heel tof idee. Hoe leuk is het om een eigen pubquiz te hebben?

Tip: begin ongeveer 1 maand van tevoren met het regelen van muziek en decoratie. Zo kom je niet in tijd nood. Vier je de party op locatie? Check of je daar versiering mag ophangen en of er mogelijkheden zijn voor het afspelen van eigen muziek en een fotoslideshow.

9. Hulp inschakelen

Heb je de hele surprise party alleen georganiseerd? Schakel dan op de dag van het feest hulp in. Zorg bijvoorbeeld dat er iemand is die de gasten ontvangt en die bereikbaar is voor vragen. Ook handig om een paar mensen te vragen om de locatie/het huis te versieren.

10. Het ultieme lokmiddel

Hoe lok je de persoon voor wie je het feest organiseert nou naar de locatie? Of als je het thuis viert: hoe lok je de persoon een paar uur uit huis, zodat alles versierd kan worden? Denk hier goed over na, zodat hij/zij jou niet doorheeft. Je kunt bijvoorbeeld ook vrienden of familie vragen om een afspraak in te plannen. Want ineens moet natuurlijk een klusje bij oma gedaan worden of is het hoogtijd voor een nieuwe shopsessie. Verzin een goede smoes, daar gaat best wat tijd in zitten!

Hoe lok je de persoon voor wie je het feest organiseert naar de locatie?

En verder?

Als je bovenstaande stappen volgt, plan je zeker een fantastische surprise party Hieronder staan nog een paar aandachtspunten:

  • Komen de gasten met de auto? Zorg dan dat ze niet op opvallende plekken parkeren, zodat ze gezien worden. Is er betaald parkeren? Bedenk daar ook een oplossing voor. Laat je ze de kosten zelf betalen of heb je misschien een bezoekerspas?
  • Zorg dat de gasten ongeveer één uur van tevoren aanwezig zijn. Zo kan iedereen die normaal te laat is, toch nog op tijd komen. Vraag de persoon die de gasten ontvangt om iedereen een drankje aan te bieden. Let op: de mensen die je hebt ingeschakeld om te helpen, moeten natuurlijk veel eerder aanwezig zijn om onder andere de ruimte te versieren.
  • Maak duidelijk aan alle gasten dat het om een verrassing gaat! Je kunt ook een ‘boete’ instellen als iemand z’n mond voorbijpraat, dat die persoon bijvoorbeeld een rondje moet geven.
  • Zorg voor een plek waar de cadeaus neergelegd kunnen worden.
  • Vergeet vooral niet te genieten: je hebt gewoon een surprise party georganiseerd!

Is een surprise party organiseren toch niet helemaal jouw ding, maar wil je wel een origineel cadeau geven aan bijvoorbeeld je partner? Kijk dan zeker hier voor vijf toffe en originele cadeaus!

In dit artikel deel ik mijn eigen tips en ervaringen met het organiseren van een surprise party. Voor de 30ste verjaardag van mijn vriend heb ik een surprise party georganiseerd bij O’caseys in Den Haag. Er waren 50 gasten aanwezig en ik was ruim 1.000 euro kwijt. De hele avond waren er onbeperkte hapjes en drankjes. Ik hoefde geen huurkosten te betalen. Ik was zelf 4 maanden van tevoren begonnen met plannen.

Joni Hendrix
Joni is oprichter en hoofdredacteur van VLWSSN. Na haar studie miste ze een plek waar ze heen kon met al haar vragen. Want... je bent klaar met studeren, en nu? Omdat ze dit erg gemist heeft, is ze dit platform gestart om jou wél een plek te geven waar je terecht kunt voor heel veel informatie over het leven na je studie.

Dit vind je misschien ook wel leuk

Zoeken

Nieuwste artikelen